Her kan du komme direkte til det område du gerne vil vide mere om.
Din guide til udarbejdelse af en indkøbsanalyse
En struktureret indkøbsanalyse er et værdifuldt værktøj, der hjælper dig med at få overblik over indkøbsomkostninger og leverandørers præstationer. Ved at analysere forskellige faktorer i dine indkøb kan du finde optimeringsmuligheder, forbedre leverandørrelationer og skabe en mere omkostningseffektiv og stabil forsyningskæde. Denne guide tager dig igennem de vigtigste trin og metoder til at komme i gang med en indkøbsanalyse, som du selv kan vedligeholde og udvikle.
Hvad er en indkøbsanalyse?
En indkøbsanalyse handler om at undersøge og evaluere, hvordan dine indkøb fungerer, og omfatter flere trin som spendanalyse, leverandørevaluering og opbygning af et system for løbende overvågning. Med en veltilrettelagt indkøbsanalyse kan du:
- Identificere besparelsesmuligheder gennem mængderabatter eller alternative leverandører.
- Optimere leveringssikkerhed ved at skabe en stabil forsyningskæde.
- Styrke din forhandlingsposition ved at have detaljeret viden om omkostninger og leverandørers præstationer.
Trin 1: Spendanalyse – skab overblik over omkostningerne
Spendanalyse er fundamentet for enhver indkøbsanalyse og hjælper dig med at få overblik over, hvad din virksomhed bruger på indkøb i forskellige kategorier. Start med at gennemgå historiske data for at identificere de største udgiftsposter og finde områder, hvor der kan spares.
Sådan kommer du i gang med spendanalyse:
- Indsaml data: Saml indkøbsdata fra de seneste 12-24 måneder. Sørg for, at dataene inkluderer beløb, hyppighed af køb, og hvilke afdelinger der køber hvad.
- Gruppér omkostninger: Kategorisér indkøbene i forskellige grupper (fx råvarer, kontorartikler, IT-udstyr) for at skabe overblik.
- Identificér mønstre og trends: Undersøg, om der er udgiftsposter, der stiger markant, eller hvor der ofte opstår ekstra omkostninger.
En grundig spendanalyse hjælper dig med at identificere optimeringsmuligheder i dine største omkostningsområder.
Trin 2: Leverandørevaluering – vælg de bedste leverandører
En leverandørevaluering er afgørende for at sikre, at din virksomhed samarbejder med de leverandører, der bedst matcher jeres behov og standarder. Ved at evaluere leverandører på faktorer som prisstabilitet, leveringstid og kvalitet kan du sikre, at de lever op til forventningerne.
Sådan laver du en leverandørevaluering:
- Fastlæg KPI’er: Udvælg de vigtigste målepunkter (KPI’er) som leveringstid, prisstabilitet og produktkvalitet.
- Brug en leverandør-evalueringstabel: Angiv dine leverandører og deres præstation på hver KPI i en tabel. Dette gør det lettere at sammenligne og vurdere deres præstationer.
Dette er især nyttigt, hvis du vil have en struktureret oversigt over dine leverandørers styrker og svagheder.
Du kan læse mere om, hvordan en leverandør-evalueringstabel kan understøtte din analyse af leverandørers præstationer.
Trin 3: Markedsanalyse – hold øje med tendenser og prisudsving
En markedsanalyse giver dig indsigt i aktuelle tendenser og prisbevægelser, der kan påvirke dine indkøb. At forstå markedsdynamikkerne kan være med til at beskytte din virksomhed mod pludselige prisstigninger eller forsyningsproblemer.
Sådan laver du en markedsanalyse:
- Undersøg markedstendenser: Hold dig opdateret om, hvordan markedet udvikler sig for de produkter eller råvarer, din virksomhed har brug for.
- Følg prisudviklingen: Overvåg råvarepriser eller omkostninger forbundet med dine leverandører. Mange sektorer oplever prisudsving, så det er vigtigt at planlægge indkøb, når prisen er lavest.
- Identificér alternative leverandører: Lav en backup-plan med alternative leverandører, hvis prisen på de nuværende stiger.
Trin 4: Strategisk forhandling – få mest muligt ud af leverandørrelationerne
Når du har lavet din spendanalyse, leverandørevaluering og markedsanalyse, kan du bruge denne viden til at forbedre din forhandlingsposition. Målet er at sikre stabile og fordelagtige betingelser med dine nøgleleverandører.
Tips til strategisk forhandling:
- Saml køb i kategorier: Ved at samle dine køb kan du opnå bedre priser og mængderabatter.
- Forhandl fleksible vilkår: Bed leverandøren om aftaler, der giver mulighed for prisbeskyttelse eller mængdejustering i perioder med usikkerhed.
- Indfør resultataftaler: Aftal, at leverandøren kan få bonusser eller andre fordele, hvis de opnår bestemte KPI’er, f.eks. levering til tiden eller lav fejlrate.
For mere viden om, hvordan kategorisering af indkøb kan optimere dine leverandøraftaler, kan du læse vores artikel om Category Management.
Trin 5: Løbende overvågning og optimering – hold styr på præstation og udvikling
En indkøbsanalyse er ikke en statisk proces. For at sikre, at din indkøbsstrategi fortsat er effektiv, bør du løbende overvåge KPI’er og opdatere analyserne.
Sådan gør du:
- Opsæt faste tidsintervaller: Planlæg kvartalsvise eller halvårlige gennemgange, hvor du opdaterer KPI’er og leverandørpræstationer.
- Brug et KPI-dashboard: Et simpelt dashboard i et regneark kan give dig et hurtigt overblik over, hvordan dine leverandører performer, og om der er nye besparelsesmuligheder.
- Evaluer og tilpas leverandørstrategier: Brug data fra overvågningen til at justere dine leverandøraftaler eller vurdere alternative leverandører, hvis der er tegn på faldende kvalitet eller øgede omkostninger.
Dette trin sikrer, at du løbende kan tilpasse og optimere din indkøbsstrategi, så den afspejler aktuelle markedsvilkår og virksomhedens behov.
